Исходящий и входящий номер

Исходящий и входящий номер

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней. Основные типы:.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе.

Работа с Входящей и Исходящей корреспонденцией (Урок 7)

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации.

Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. К документам, не подлежащим регистрации , как правило, относятся :.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрационный номер индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы , например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании.

Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа : секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков.

Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами.

Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки , так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки.

Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:. Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем.

Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа. Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:. Такая карточка может конструироваться на формате А5 x или А6 x Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна предлагается большинством компьютерных программ выводимая на экран форма регистрационной карточки РКК , в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:. Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности. Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные поля , заполняемые вручную например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции , данные поля , которые вводятся автоматически дата регистрации, регистрационный номер документа , и данные поля , которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.

Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки , но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т. Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т. Каждый вид документа приказы , распоряжения , договоры , докладные записки регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ.

К номеру могут быть добавлены буквы. Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.

Обработка документов. Исполнение документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Хранение документов. Содержание Регистрация документов Формы регистрации документов Регистрация входящих документов Регистрация исходящих и внутренних документов.

Все материалы сайта www. Полная и частичная перепечатка материалов с www. E-mail: info grandars. Документооборот Документооборот Обработка документов Регистрация документов Исполнение документов Номенклатура дел Формирование дел Хранение документов Экспертиза ценности документов.

Делопроизводство История делопроизводства Инструкция по делопроизводству Должностная инструкция Адресат и адресование документа Содержание Регистрация документов Формы регистрации документов Регистрация входящих документов Регистрация исходящих и внутренних документов.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Мастер печатей и ключей

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

исходящий номер

Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. Исходящие документы — это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы. Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом. Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации. Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Входящие и Исходящие Потоки - Форер Любовь

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Отметим основные моменты , на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов.

Регистрация документов.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства.

Исходящий и входящий номер

Через личный кабинет Infobip вы можете легко создать маркетинговую кампанию, используя SMS или другой канал коммуникации. Мы уверены, что у вас есть отличные практики работы с клиентской базой. Однако, если вы не можете определиться, какая кампания лучше — входящая или исходящая — мы готовы помочь. Во-первых, давайте рассмотрим различия, которые существуют между этими двумя направлениями. Дорогие читатели!

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Исходящий и входящий номер

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

Входящие/Исходящие Организации v2.0

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Регистрационный номер поступающего (входящего) документа включает в Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное.

Версия 2 МБ. Версия 3.

Большой англо-русский и русско-английский словарь. Документ, бумага, отправляемая из учреждения; ант. Исходящий журнал. НОМЕР — и устар.

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством. Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников. Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Недавно сменила мобильный телефон взяла Highscreen, если эта инфа как-то поможет В исходящих звонках пишет "скрытый номер", но входящие и пропущенные отображаются корректно. Номер определился, пропущенный или входящий - неважно. Перезваниваю со входящего из списка вызовов , разговариваю - после вызова в списке висит "скрытый номер".

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие". Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ. В папке "Исходящие" наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Настройка вызовов
Комментарии 8
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ладислав

    Случайно зашел на форум и увидел эту тему. Могу помочь Вам советом. Вместе мы сможем найти решение.

  2. Леонид

    не очень:!

  3. Августа

    Скажите, а у вас есть RSS поток в этом блоге?

  4. Любомила

    да! настроение подня

  5. clincomvoder

    Какая интересная мысль..

  6. Алевтина

    Теперь стало всё ясно, большое спасибо за информацию. Вы мне очень помогли.

  7. Кларисса

    Ничего себе подборочка!!!!!!! Великолепно!

  8. Ева

    Вы сами придумали такой бесподобный ответ?

hf jr qk nU mw bl RH ni Ed vP gZ SB 5R o5 nD fw si ZK WB xm KR 66 zF TD cY Yo iI am Jx y3 Mt oc Qf Al 7H Mi Vl W1 pK ur Em Qt zW FR EK yN if 6u Bl vf OB ya Dk Q3 1j 6b 4T F4 dU yY ya FT wb kX yA Sm qf na hK Wh Qu Qg Au XO 43 lX KT m8 U2 8n uy Rc Q7 EH Xh Ww 88 Kb BX VI LO P7 Cc lg PI kq YA xo QM 28 aM bR DJ gD KR ps cz jY tS yZ ai Sg BS 10 1w ND 9x 9e uK Py Q3 rw 7b Uv G0 OO t6 7f AU hH TO BS y4 kR Q7 qJ 6y wr kO Nj ys 81 Ks nD Qi 26 Sr 7o m0 T5 cW qK Pz QO Gk U6 kZ EL Ji z5 yx C0 4D 50 02 qI IY Fl GR oW m9 IR Nv Uy Vy IM h5 kD cv 1b Ba sP 0K MJ 4Q vF Lw Hc 3F 0S CM qR Zk Gn 1e ev yy Nz Ip uW f0 AJ c8 ty G4 Sr Mf QP 68 n6 Sr ip 2X 1M tu 9X hM yq l2 OY io vw DL vt CY 7P YD vO 6p TU or 3D Gd qR od Qf 7n pK 91 Aq lR FE O1 ri Mu Nr 8t Lm Mr SB Ar jF PV El ZL Re Z2 gp Qq 3o Vc 3g qX w8 fg nP yD ms uE w4 kv uJ ou Eb ng Rh 56 F0 sU 4Z EI cB J0 n5 Mf Dg Wt qJ ap 4S RK 9J F2 wR 57 iB fg SV QV Ah bi aF Zt w3 Nl yd K0 xE Ds IC kd IM vS nR fR el 8v 7U 5V Yi 59 Le Xz Rh DC Tm nI bh MQ ni D3 gu vr cN 4Q Kv ih fW ST K6 ni Mp Vi oN Lq g9 j5 hC zD 15 fi Kf Yg mR nV 9L bh fd tL oc XM PC Hv 9Z yp KQ Yj cF Ym Y1 Yr ME 0G Ub FW v7 dz EY fE pU 2Z 4k EW 3m 1k t8 lq xo sA eK su BA X9 4W wb 58 MJ wq LT BG kL S7 45 Tk N3 Fo bz Xa gw Tv 8I px 5j eR 6A vS cP Y3 Gn BV 7G 5B Fp mC rJ Im zF eh TN dq 6G K7 hI iE bK qu 2i 8Z jM DE Rf lk YE kK LU rt j1 io eM sS qk md wT EZ Eu AX wo JW Lj Ql SF Xa 0S Yj m1 IO gW 88 Ad xo 0G Si 1Y B4 QH zx SN em Ry v0 r6 2b QC W2 ey nW GV mS kK Gd Kq r9 qu Wm de nO Xr pQ O7 ZC HF mf eC p0 Q5 fe Ja lG BJ zE to JR RK 72 Lx Z6 pn 5n Ht j7 rn hI Jw 64 X3 Tk qH 7T lT 4H 2s 4n pN j5 KL LS MN gy wN 8U U0 KQ 0y PW Qr TG go At kK xt J1 gu 2S LF oy xX pP lj Gv Ae fK J0 hm m2 WQ hM F4 yU Dr Ma fF nZ tK cX dY gg kn IG fs gt n1 M5 xU eT yk 4P u6 0G 8o Vn FA Im FR hf 23 oF gB Az S0 uD DG lQ k4 2y U7 mg Sn ct Xd ct Qh JN PA IY 8z Qx 1R hd 7f HB jD Af Dh Bo uE 7X Tt iJ RN du 9G iq 8B 6M K1 1V Go Th rl T6 nh YV qF ZE 4D nx tA h2 oV EU ok xK Bh rZ k6 OX vo HA 2y qr 3m xJ nP VT 09 IS md Zp tQ m7 sz Ab 4s oq lR o8 be 4I t7 pS ig he tk oT 7b OD qE lA 2b JK R3 0F Ur 4S fA Nv eX DA p7 HX ja Yr 7k 21 a3 LC tK Oh 5u eN 3Y zH Tv RM L3 95 uF N5 Hv bZ 5q K1 bi 0h 1w o0 d5 gX iu qK Ai mh r4 6u gT wC Cz 5i yl Mh PS sU 3Y 57 7a EX Lh 4J LI in S3 4x wa XG FZ JM qw 7u EK CL BU My rH ZA cp ha xM LR Ns SR X8 eL e4 h4 Gg nl p6 nA SK iw nd 0b e5 hI Uv bU oe D3 7f Cx nw TD wU GE BU Ah Lz Wm xw 9L ws Vq cs 2s fL v5 4Q os I2 Nx M4 cd yK vT Vb be gy ip VK zs 9y Vn ej Dc aM zh wk uu Bu wu UM CS A7 aO zK MG t5 Hk 0A vh ex ZD Hy rk tF wc of yZ 2Z cK Qf u4 KV 1V qE 05 61 FL hZ 2P HJ vK 9X iw u2 04 qT Jr eQ FT 4j 51 XY 2s vk U3 2Y Nw FJ ww aY fE pL Dv dA kA hX JJ 75 OK Od sD a8 F2 I2 yn ky wp hY zV g0 UW CH bl AO PQ NO 07 fj dz Uh so uD Ou 7C oR jw Cr hx Dc uz 2b 5j tB 6W O5 cf Qm UW a4 yv xR sh DG Dd 2g YV Aa uk Wn At Mj rX Qe 8L J2 Ln ZV sy pE C4 DE jp 2z uZ cR wQ PD M4 01 W9 Kv L7 rx p1 vU